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Déclaration de respect de la vie privée

Introduction – qui nous sommes

Le Groupe Schelstraete Delacourt Associates (dénommé ci-après « nous ») attache une grande importance à la protection de votre vie privée et estime important que vos données à caractère personnel soient toujours traitées avec le soin et la confidentialité qui s'imposent.

Le Groupe Schelstraete Delacourt Associates Groep se compose des sociétés suivantes :

  • Schelstraete Delacourt Associates SA, ayant son siège social Bagattenstraat 165, 9000 Gand (Belgique) et inscrite à la BCE sous le numéro 0439.928.256 ;
  • Schelstraete Delacourt Associates BV, ayant son siège social Bavinckhouse - Prof. J.H. Bavincklaan 2, 1183AT Amstelveen (Pays-Bas), inscrite à la Chambre de commerce sous le numéro 24253488 ;
  • Schelstraete Delacourt Associates SARL, ayant son siège social rue de l'industrie 22, 8399 Windhof (Luxembourg), inscrite au Registre du commerce sous le numéro B223190.

La présente déclaration de respect de la vie privée vous explique dans quel but nous vous demandons vos données à caractère personnel et ce que nous en faisons. Si vous avez encore des questions après avoir lu la présente déclaration de respect de la vie privée, vous pouvez toujours nous contacter.

La présente déclaration ne porte que sur les données à caractère personnel traitées par le Groupe Schelstraete Delacourt Associates en qualité de responsable de traitement. Cela signifie que nous définissons la finalité et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel.

Par « traitement de données à caractère personnel », nous entendons tout traitement de données qui peuvent vous identifier en tant que personne physique. Vous en saurez davantage sur les données concernées à la lecture de la présente déclaration de respect de la vie privée.La notion de « traitement » est large et couvre, entre autres, la collecte, le stockage, l'utilisation ou la diffusion de ces données.

Elle porte sur le traitement de données à caractère personnel de nos clients et candidats qui utilisent nos services et produits. Les données à caractère personnel d'anciens clients, d'anciens candidats et de prospects sont traitées et sécurisées de façon aussi qualitative et précautionneuse que possible, conformément à la présente déclaration de respect de la vie privée.

Pour toute question relative à la présente déclaration ou au traitement de vos données à caractère personnel, nous vous renvoyons, en premier lieu, à votre interlocuteur habituel au sein de notre bureau. Vous pouvez également toujours utiliser les coordonnées suivantes pour nous contacter :

à l'att. du département vie privée

Bagattenstraat 165

B-9000 Gand

Belgique

Si vous n'avez pas obtenu de réponse satisfaisante à vos questions, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :

  • via e-mail : dpo@s-d-a.eu
  • par courrier : Groupe Schelstraete Delacourt Associates

à l'att. de DPD

Bagattenstraat 165

B-9000 Gand

Belgique

Ce que nous faisons avec vos données à caractère personnel

Quand collectons-nous vos données en tant que responsable de traitement ?

Nous pouvons traiter des données vous concernant si :

  • vous nous contactez ou si vous nous avez contactés :

Ex. : vous avez visité notre site web ;

Ex. : vous avez rempli un formulaire de contact sur notre site web ;

Ex. : vous avez postulé pour un emploi ;

  • nous vous fournissons ou avons fourni un service ;
  • nous pourrions vous fournir des services à l'avenir ;
  • vous êtes notre interlocuteur pour l'un de nos clients ou candidats.

Quelles données pouvons-nous collecter ?

Nous pouvons traiter les informations ci-dessous à votre sujet. Cependant, selon la situation, nous ne disposons pas toujours de toutes les informations suivantes :

  • Vos données d'identification : les données de votre carte d'identité, une copie de votre carte d'identité … ;
  • Vos données d'identification électroniques : Adresses IP, cookies, moments de connexion … ;
  • Vos caractéristiques personnelles : âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité.
  • Vos coordonnées : y compris vos nom, adresse et autres coordonnées (par ex., adresse e-mail et numéro de téléphone) ... ;
  • Votre historique de contacts : messages envoyés et reçus (ex., e-mails) … ;
  • Vos données professionnelles : CV, formations, certificats, connaissances linguistiques, employeur (historique compris), activités professionnelles, compétences professionnelles, publications, salaire, rapports d'évaluation et de développement, rapport d'interview, études de référence, profils sur les médias sociaux ... ;
  • Vos préférences de style de vie et le profil de votre personnalité : loisirs, activités sociales, personnalité, implication dans la communauté ...
  • Vos données publiques : données accessibles au public (ex., communiqués de presse) ... ;
  • Vos données de paiement : si vous effectuez ou recevez des paiements en notre faveur/de notre part.

Catégories spéciales de données

En principe, nous ne traiterons aucune catégorie spéciale de données (données médicales, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, affiliation à une organisation syndicale), à moins qu'elles ne nous soient transmises avec votre consentement exprès.

Il peut être nécessaire, pour l'exécution de la convention, que nous vous demandions de pouvoir consulter votre extrait de casier judiciaire ou d'autres données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales ou à des faits punissables. Cependant, nous ne continuerons pas à traiter ces informations et vous demandons donc de ne pas nous en fournir de copie. Dans le cas où de telles informations étaient demandées par d'autres parties, nous vous demanderions – dans la mesure du possible – de transmettre ces informations directement à la partie requérante.

Quels sont les fondements juridiques de l'utilisation que nous faisons de vos données ?

Nous ne traitons vos données qu'à des fins légitimes et le traitement reposera toujours sur les motifs de traitement énumérés dans le règlement général sur la protection des données (le RGPD ou GDPR).

En général, nous traitons des données parce que cela est nécessaire à l'exécution ou à la résiliation de la convention avec nos clients et candidats et pour vous fournir nos services.

En outre, nous pouvons traiter vos données en fonction de nos intérêts légitimes qui, dans des cas spécifiques, priment tout inconvénient éventuel qui pourrait en résulter pour vos droits. Nous pensons, par exemple, à l'usage que nous faisons de sources publiques et d'autres sources externes qui nous permettent de disposer de certaines données à votre sujet. En raison de la nature des données disponibles et du fait que certaines de ces données sont accessibles au public, nous estimons que tout inconvénient éventuel par rapport à vos droits est très faible, alors que les informations concernées sont importantes pour nous permettre de vous offrir nos services.Lorsque nous nous reposons sur ce fondement juridique, nous limitons les effets que le traitement de données peut exercer sur votre vie privée en réduisant au maximum l'usage que nous en faisons et en prévoyant des garanties d'accès et de protection adéquates pour éviter toute utilisation illégitime. Dans l'exemple précité, si nous traitons ces données plus avant à d'autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées, nous vous contacterons, par exemple pour vous proposer nos services et/ou demander votre consentement afin que vous soyez informé(e) du traitement de vos données. Si ce contact se fait par téléphone, nous vous enverrons un e-mail indiquant que nous traiterons vos données conformément à la présente déclaration.

Enfin, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel, telles que des catégories particulières de données à caractère personnel, sur la base de votre consentement. Si vous nous avez donné votre consentement verbal pour le traitement de vos données à caractère personnel, nous vous enverrons toujours un e-mail confirmant votre accord. Vous pouvez retirer votre consentement, à tout moment, en nous contactant. Nous vous demandons de toujours confirmer par écrit le retrait téléphonique de votre consentement ou de retirer votre consentement par e-mail ou par courrier.


Dans quel but collectons-nous ces données ?

Nous collectons vos données à diverses fins.

  • finalités opérationnelles : par exemple, pour maintenir la convivialité de nos services, répondre à votre demande de contact, examiner votre candidature à une fonction ;
  • finalités professionnelles : par exemple, pour gérer les relations avec nos clients, candidats et prospects et fournir nos services ; par exemple, pour l'envoi de newsletters
  • finalités commerciales : envoi de données à des clients ;

Parfois, la fourniture de données à caractère personnel est nécessaire pour la prestation de services. Par exemple, vous ne pouvez pas postuler pour l'une des offres d'emploi pour lesquelles nous recrutons sans nous transmettre certaines données à caractère personnel et sans que nous puissions transmettre ces informations à votre employeur potentiel. Cela nous semble logique, sinon votre employeur potentiel ne dispose pas d'informations en suffisance pour votre candidature en considération.

Si nous souhaitons traiter vos données à caractère personnel dans un but autre que celui pour lequel les données à caractère personnel ont été obtenues, nous vous contacterons avant de traiter ces données plus avant.


Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne stockons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles les données ont été collectées ou traitées.

Étant donné que la période pour laquelle les données peuvent être conservées dépend des finalités pour lesquelles les données ont été collectées, la période de stockage peut varier selon la situation. Parfois, une législation spécifique nous obligera à conserver les données pendant une certaine période. Nos périodes de conservation des données à caractère personnel reposent sur des exigences légales et une pondération de vos droits et attentes par rapport à ce qui est utile et nécessaire pour la prestation de nos services.

Par exemple, nous stockons certaines données et correspondances afin de vous offrir, à l'avenir, des services similaires aux services que nous vous avons déjà proposés. Par exemple, nous pouvons, à l'avenir, faire des propositions et offrir des services intéressants aux anciens candidats.

Lorsqu'il n'est plus nécessaire de traiter vos données à caractère personnel, nous les supprimerons ou les anonymiserons. Si ce n'est pas (techniquement) possible, par exemple parce que vos données ont été stockées dans des archives de sauvegarde, nous conserverons vos données, mais nous ne les traiterons pas plus avant et nous les supprimerons lorsque ce sera possible.


Qui nous transmet vos données ?

Nous pouvons obtenir des informations personnelles directement par votre intermédiaire ou par le biais de sources publiques ou de tiers.

Si nous obtenons vos données auprès de sources externes et que nous traitons vos données en tant que responsable de traitement dans nos systèmes, nous vous informerons du traitement de vos données au plus tard au moment de notre premier contact avec vous.

Outre la consultation de sources publiques, comme la Banque-Carrefour des Entreprises, les communiqués de presse et d'autres informations accessibles au public, nous avons des partenariats avec différents partenaires tels que des sociétés spécialisées dans la collecte d'informations relatives aux entreprises, des sociétés spécialisées dans la fourniture de listes de prospection et d'autres fournisseurs de données.

Lorsque nous traitons plus avant des données de sources externes à d'autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées, nous vous contactons et vous proposons nos services et/ou vous demandons votre consentement pour le traitement de vos données afin que vous soyez informé(e) du traitement de vos données. Si ce contact se fait par téléphone, nous vous enverrons un e-mail indiquant que nous traiterons vos données conformément à la présente déclaration.


Où stockons-nous vos données ?

Nous stockons vos données à caractère personnel principalement sur des systèmes informatiques situés en Belgique. Certains de ces systèmes informatiques sont sous-traités à des tiers, auquel cas les données peuvent être stockées dans l'Espace économique européen (EEE). Nous avons également engagé des fournisseurs de services informatiques extérieurs à l'EEE, ce qui signifie que vos données à caractère personnel peuvent être également stockées en dehors des pays précités. Tous les fournisseurs de services (IT) agissent en notre nom en tant que sous-traitants.

Nous avons pris les mesures (de précaution) physiques nécessaires et techniques et organisationnelles appropriées en vue de protéger vos données à caractère personnel contre toute perte ou toute forme de traitement illégal. Nous limitons l'accès aux données à caractère personnel au personnel et aux tiers s'ils ont besoin d'accéder à ces données à des fins professionnelles légitimes et pertinentes.


Partageons-nous vos données avec des tiers ?

Nous avons engagé plusieurs sous-traitants pour le traitement de vos données à caractère personnel en notre nom, y compris nos sociétés affiliées, nos clients, les membres d'InterSearch Worldwide, InterSearch Worldwide, des fournisseurs de services informatiques et d'autres prestataires de services professionnels. Nous pouvons également partager vos données à caractère personnel avec d'autres tiers si cela est nécessaire aux fins pour lesquelles les données ont été collectées. Par exemple, si vous postulez pour un poste spécifique, nous pouvons, dans certains cas, transmettre vos données à l'employeur concerné ou à d'autres employeurs intéressés par votre profil.

Certaines de ces parties externes se trouvent en dehors de l'EEE. Par exemple, si vous postulez pour un poste extérieur à l'EEE, nous pouvons, dans certains cas, transmettre vos données à l'employeur qui se trouve en dehors de l'EEE. Lorsque nous transmettons des données à des parties externes établies en dehors de l'EEE, nous nous assurons que les transferts de données à caractère personnel s'effectuent conformément à la législation en la matière et qu'il existe un niveau de protection approprié. En outre, nous mettons en œuvre des garanties pour la réalisation de ces transferts, comme des clauses contractuelles types, le consentement de personnes physiques ou d'autres motifs juridiques.

Quels sont vos droits ?

Vous avez divers droits à l'égard des données à caractère personnel collectées à votre sujet. Si vous souhaitez invoquer l'un des droits suivants, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées précitées (par e-mail, par téléphone ou par courrier postal).

Vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès et de copie ;
  • Droit de modification ou de rectification ;
  • Droit d'échange de données (droit à l'oubli) ;
  • Droit de limiter le traitement ;
  • Droit d'objection ;
  • Droit de cessibilité.

Cependant, l'exercice des droits précités est soumis à certaines exceptions en vue de protéger l'intérêt public, nos intérêts et les intérêts d'autres personnes physiques.

Lorsque vous soumettez une demande d'exercice de vos droits, nous vérifions d'abord votre identité en vous demandant une copie de votre carte d'identité. Nous évitons ainsi que vos données ne tombent entre de mauvaises mains.

En principe, l'exercice de vos droits est gratuit. Si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables à la lumière des frais administratifs que nous avons engagés. Dans ce même cas, cependant, nous pouvons également choisir de ne pas répondre à votre demande. Le cas échéant, vous serez toujours informé(e) des motifs qui justifient cette décision.

Dans tous les cas, nous vous informerons toujours au plus tard dans un délai de 4 semaines (pour les demandes simples) ou de 3 mois (pour les demandes complexes ou multiples) des suites réservées à votre demande.

Modifications de la déclaration de respect de la vie privée

Nous pouvons décider unilatéralement d'apporter des modifications à la présente déclaration de respect de la vie privée. Cependant, la version la plus récente est toujours disponible sur notre site web.

Quelles sont vos possibilités de plainte en tant que personne concernée ?

Malgré tout ce que nous mettons en oeuvre pour protéger votre vie privée et respecter la législation en la matière, vous pouvez ne pas être d'accord avec la façon dont nous collectons, utilisons et/ou traitons vos données à caractère personnel.

Dans ce cas, il vous est naturellement toujours loisible de nous contacter, mais vous avez également d'autres options de plainte.

En premier lieu, vous pouvez déposer une plainte auprès de nos services.

à l'att. de: plainte - département vie privée

Bagattenstraat 165

B-9000 Gand

Belgique

En outre, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de surveillance, que vous pouvez contacter à l'aide des données suivantes :

  • par téléphone : +32 (0)2 274 48 00
  • par fax : +32 (0)2 274 48 35
  • par e-mail : contact@apd-gba.be
  • par courrier : Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Belgique

En second lieu, si vous subissez un préjudice, vous pouvez également introduire une action en dommages-intérêts auprès du tribunal compétent.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et les possibilités de recours, nous vous invitons à consulter le site web de l'Autorité de protection des données : . https://www.autoriteprotectiondonnees.be/plainte-et-recours.