ˇ

Privacyverklaring

Introductie – wie wij zijn

Schelstraete Delacourt Associates Groep (hierna “wij” of “ons”) hecht veel belang aan uw privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.

Schelstraete Delacourt Associates Groep bestaat uit de volgende vennootschappen:

  • Schelstraete Delacourt Associates NV, met maatschappelijke zetel te Bagattenstraat 165, 9000 Gent (België) en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0439.928.256;
  • Schelstraete Delacourt Associates BV, met maatschappelijke zetel te Bavinckhouse - Prof. J.H. Bavincklaan 2, 1183AT Amstelveen (Nederland), ingeschreven bij de KVK onder nummer 24253488;
  • Schelstraete Delacourt Associates SARL, met maatschappelijke zetel te Rue de l’industrie, 8399 Windhof (Luxemburg), ingeschreven bij de RC onder nummer B223190.

Deze privacyverklaring geeft duiding waarom wij uw persoonsgegevens vragen en wat wij met deze gegevens doen. Indien u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft, kan u ons vanzelfsprekend steeds contacteren.

Deze verklaring geldt alleen voor de persoonsgegevens die de Schelstraete Delacourt Associates Groep als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Dit betekent dat wij het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vaststellen.

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, leest u verder in deze privacyverklaring. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken of verspreiden van die gegevens.

Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten en kandidaten die gebruik maken van onze diensten en producten. Ook de persoonsgegevens van ex-klanten, ex-kandidaten en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform deze privacyverklaring.

Voor vragen over deze verklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens verwijzen wij u in eerste instantie graag door naar uw gekende contactpersoon bij ons. U kunt ons ook steeds bereiken via onderstaande gegevens:

t.a.v. privacyafdeling

Bagattenstraat 165

B-9000 Gent

België

Mochten uw vragen niet naar voldoening worden beantwoord, kunt u contact opnemen met de door ons aangestelde functionaris voor gegevensbescherming:

  • via e-mail: dpo@ s-d-a.eu
  • via brief: Schelstraete Delacourt Associates Groep

t.a.v. DPO

Bagattenstraat 165

B-9000 Gent

België

Wat wij doen met uw persoonsgegevens

Wanneer verzamelen wij uw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke?

Wij kunnen gegevens van u verwerken als:

  • u ons contacteert of heeft gecontacteerd:

Vb. een bezoek aan de website;

Vb. het invullen van ons contactformulier op onze website;

Vb. het solliciteren voor een job;

  • wij één van onze diensten aan u verlenen of hebben verleend;
  • wij u in de toekomst diensten zouden kunnen verlenen;
  • u onze contactpersoon bent voor één van onze klanten of kandidaten.


Welke gegevens kunnen wij verzamelen?

Wij kunnen onderstaande gegevens van u verwerken. Afhankelijk van de situatie beschikken wij echter niet steeds over al onderstaande gegevens:

  • Uw identificatiegegevens: identiteitskaartgegevens, kopie van uw identiteitskaart,… ;
  • Uw elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten,… ;
  • Uw persoonlijke bijzonderheden: leeftijd, gender, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit.
  • Uw contactinformatie: inclusief uw naam, adres en andere contactgegevens (vb. emailadres en telefoonnummer) ,… ;
  • Uw contactgeschiedenis: verzonden en ontvangen communicatie (vb. e-mailberichten) ,… ;
  • Uw werkgerelateerde gegevens: cv, opleidingen, getuigschriften, talenkennis, werkgever (incl. historiek), beroepsactiviteiten, beroepsbekwaamheid, publicaties, salaris, assessment- & development rapporten, interviewrapport, referentieonderzoek, sociale mediaprofielen,… ;
  • Uw levensstijlvoorkeuren en persoonlijkheidsprofiel: hobby’s, sociale activiteiten, persoonlijkheid, betrokkenheid in de gemeenschap,…
  • Uw openbare gegevens: publiek beschikbare gegevens (vb. berichten in de pers) ,… ;
  • Uw betaalgegevens: indien u betalingen uitvoert of ontvangt naar/van ons.


Bijzondere categorieën van gegevens

In principe zullen wij geen bijzondere categorieën van gegevens (medische gegevens, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap vakorganisatie) verwerken tenzij die ons met uw uitdrukkelijke toestemming worden overgemaakt.

Het kan vereist zijn voor de uitvoering van de overeenkomst dat wij u vragen om uw attest van goed gedrag van zeden of andere persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen strafbare feiten te mogen inkijken. Wij zullen deze gegevens echter niet verder verwerken en vragen u dan ook om ons geen kopie ervan ter beschikking te stellen. In het geval dat dergelijke informatie zou worden opgevraagd door andere partijen, vragen wij u – wanneer dit mogelijk is - om deze informatie rechtstreeks aan de verzoekende partij over te maken.


Wat zijn de rechtsgronden die wij gebruiken om uw gegevens te verwerken?

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden waarbij de verwerking steeds gestoeld zal zijn op de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de algemene verordening gegevensbescherming (de AVG of GDPR).

Over het algemeen verwerken wij gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering of beëindiging van de overeenkomst met onze klanten en kandidaten en teneinde u onze diensten te kunnen verschaffen.

Daarnaast kunnen wij uw gegevens verwerken op basis van onze gerechtsvaardigde belangen die in specifieke gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten. Wij denken daarbij bijvoorbeeld aan ons gebruik van openbare en andere externe bronnen waarbij beperkte gegevens van u beschikbaar kunnen worden gesteld. Door de aard van de beschikbare gegevens en het feit dat bepaalde van deze gegevens openbaar beschikbaar zijn, beoordelen wij dat enig mogelijk nadeel voor uw rechten zeer gering is, terwijl de informatie voor ons van belang is om u onze diensten te kunnen aanbieden. Waar wij ons op deze juridische verwerkingsgrond baseren, zullen we de effecten die dit kan hebben op uw privacy beperken door ons gebruik ervan te minimaliseren en adequate toegangs- en beveiligingsgaranties in te stellen om ongeoorloofd gebruik te voorkomen. In bovenstaand voorbeeld zullen wij u, wanneer wij deze gegevens verder verwerken voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn vergaard, bijvoorbeeld contacteren en u onze diensten aanbieden en/of uw toestemming vragen zodat u op de hoogte wordt gebracht van de verwerking van uw gegevens. Mocht dit contact telefonisch gebeuren, zullen wij u een e-mail sturen waarin wij aangeven dat wij uw gegevens conform deze verklaring zullen verwerken.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken, zoals bijzondere categorieën van persoonsgegevens, op basis van uw toestemming. Wanneer u ons uw mondelinge toestemming heeft gegeven om uw persoonlijke gegevens te verwerken sturen wij u steeds een e-mail ter bevestiging van uw akkoord. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen. Wij vragen u om een telefonische intrekking van uw toestemming steeds schriftelijk te bevestigen, dan wel uw toestemming in te trekken per e-mail of per brief.


Waarvoor verzamelen wij deze gegevens?

Wij verzamelen uw gegevens voor verschillende doeleinden.

  • operationele doeleinden: bijvoorbeeld om onze diensten gebruikersvriendelijk te houden, het beantwoorden van uw contactvraag, het in overweging nemen van uw sollicitatie;
  • zakelijke doeleinden: bijvoorbeeld om de relaties met onze klanten, kandidaten en prospecten te beheren en onze diensten aan te leveren; bijvoorbeeld voor het toesturen van nieuwsbrieven
  • commerciële doeleinden: doorgifte van gegevens aan klanten;

Soms is de verstrekking van persoonsgegevens noodzakelijk voor de uitvoering van dienstverlening. Zo kunt u bijvoorbeeld niet solliciteren voor één van de vacante betrekkingen waarvoor wij rekruteren zonder dat u ons bepaalde persoonsgegevens overmaakt en zonder dat wij deze gegevens aan uw potentiele werkgever kunnen overmaken. Dit lijkt ons ook logisch aangezien de potentiele werkgever anders over onvoldoende informatie beschikt om uw kandidatuur te overwegen.

Wanneer wij uw persoonsgegevens wensen te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, zullen wij u contacteren vóór de verdere verwerking van die gegevens.


Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.

Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden behouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens te behouden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen voor persoonlijke gegevens zijn gebaseerd wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het verstrekken van onze diensten.

We bewaren bijvoorbeeld bepaalde gegevens en correspondentie om u in de toekomst diensten aan te bieden die gelijkaardig zijn aan de u reeds aangeboden diensten. Zo kunnen wij bijvoorbeeld vroegere sollicitanten in de toekomst interessante voorstellen en diensten aanbieden.

Wanneer het niet langer noodzakelijk is uw persoonsgegevens te verwerken, zullen we uw persoonlijke gegevens wissen of anonimiseren. Als dit niet (technisch) mogelijk is, bijvoorbeeld omdat uw gegevens in back-uparchieven zijn opgeslagen, dan bewaren wij uw gegevens maar zullen wij deze niet verder verwerken en verwijderen deze wanneer dit mogelijk wordt.


Van wie ontvangen wij uw gegevens?

We kunnen persoonlijke gegevens van u rechtstreeks, van openbare bronnen of van derden verkrijgen.

Indien wij uw gegevens van externe bronnen verkrijgen en wij uw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke in onze systemen verwerken, zullen wij u uiterlijk op het moment van ons eerste contact met u over de verwerking van uw gegevens informeren.

Naast het consulteren van openbare bronnen zoals de kruispuntbank van ondernemingen, persberichten en andere publiek beschikbare informatie hebben wij samenwerkingsverbanden met diverse partners zoals bedrijven gespecialiseerd in het vergaren van bedrijfsinformatie, bedrijven gespecialiseerd in het aanleveren van prospectielijsten en andere dataleveranciers.

Wanneer wij gegevens van externe bronnen verder verwerken voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn vergaard, zullen wij u contacteren en u onze diensten aanbieden en/of uw toestemming vragen voor de verwerking van uw gegevens zodat u op de hoogte wordt gebracht van de verwerking van uw gegevens. Mochten dit contact telefonisch gebeuren, zullen wij u een e-mail sturen waarin wij aangeven dat wij uw gegevens conform deze verklaring zullen verwerken.


Waar bewaren wij uw gegevens?

We bewaren uw persoonlijke gegevens voornamelijk op IT-systemen in België. Sommige van deze IT-systemen worden uitbesteed aan derden waarbij de gegevens kunnen worden bewaard in de Europese Economische Ruimte (EER). We hebben ook IT-serviceproviders ingeschakeld die zich buiten de EER bevinden, wat betekent dat uw persoonlijke gegevens ook buiten de bovengenoemde landen kunnen worden opgeslagen. Alle (IT-)dienstverleners treden op als gegevensverwerkers namens ons.

Wij hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot personeel en derden indien die toegang tot dergelijke informatie nodig hebben voor legitieme, relevante zakelijke doeleinden.


Delen wij uw gegevens met derden?

Wij hebben verschillende gegevensverwerkers ingeschakeld voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens namens ons, waaronder verbonden ondernemingen, onze klanten, leden van InterSearch Worldwide, InterSearch Worldwide, IT-dienstverleners en andere zakelijke dienstverleners. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook delen met andere derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. Als u bijvoorbeeld solliciteert voor een bepaalde functie, kunnen wij uw gegevens in bepaalde gevallen doorgeven aan de desbetreffende werkgever of andere werkgevers geïnteresseerd in uw profiel.

Sommige van deze externe partijen bevinden zich buiten de EER. Als u bijvoorbeeld solliciteert voor een functie buiten de EER, kunnen wij uw gegevens in bepaalde gevallen doorgeven aan de werkgever die zich buiten de EER bevindt. Wanneer we gegevens doorgeven aan externe partijen buiten de EER, zorgen we ervoor dat overdrachten van persoonsgegevens plaatsvinden in overeenstemming met de wetgeving inzake en dat er een passend beschermingsniveau is. Daarnaast zullen we waarborgen implementeren voor dergelijke overdrachten, zoals modelcontractbepalingen, toestemming van individuen of andere juridische gronden.

Wat zijn uw rechten?

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de over u verzamelde persoonsgegevens. Indien u beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de voormelde contactgegevens (per e-mail, telefoon of per post).

U beschikt over de volgende rechten:

  • Recht van inzage en kopie;
  • Recht van aanpassing of rectificatie;
  • Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid);
  • Recht op beperking van verwerking;
  • Recht van bezwaar;
  • Recht op overdraagbaarheid.

Deze uitoefening van bovenstaande rechten is echter onderworpen aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang, onze belangen en belangen van andere individuen te beschermen.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient zullen wij eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van een kopij van uw identiteitskaart. Dit doen we om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken (bij eenvoudige verzoeken) dan wel 3 maanden (bij complexe of veelvoudige verzoeken) op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

Wijzigingen aan de privacyverklaring

Wij kunnen eenzijdig beslissen veranderingen aan deze privacyverklaring aan te brengen. De meest recente versie is echter te allen tijde beschikbaar op onze website.

Wat zijn uw klachtmogelijkheden als betrokkene?

Ondanks alles dat wij in het werk stellen om uw privacy te beschermen en de wetgeving daaromtrent na te leven, kan het zijn dat u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en/of verwerken.

Vanzelfsprekend kan u in dat geval steeds contact met ons opnemen maar daarnaast beschikt u ook over andere klachtmogelijkheden.

In de eerste plaats kunt u een klacht indienen bij ons.

t.a.v. klacht - privacyafdeling

Bagattenstraat 165

B-9000 Gent

België

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:

  • via telefoon: +32 (0)2 274 48 00
  • via fax: +32 (0)2 274 48 35
  • via e-mail: contact@apd-gba.be
  • via brief: Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

België

In de tweede plaats, indien u schade zou lijden, kan u daarnaast ook een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde rechtbank.

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.privacycommission.be/nl/klacht-en-bero....